Електронний документообіг в державних органах як вимога сьогодення
В нинішній час Україна переживає справжній «вибух» в інформаційному просторі. Електронізація багатьох процесів, сервісів та послуг в комерційному секторі перевищила всі сподівання та щоденно підтверджує свою доцільність. Сьогодні, щоб стати ефективним інститутом, держава має переймати підходи до управління у бізнес-структур.
Ще в травні 2003 року прийнято Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» «Про електронний цифровий підпис», і з 1 січня 2004 року електронні документи стали юридично значущими.
Ці дати стали своєрідними точками відліку в переході України від паперового діловодства до повноцінного електронного документообігу.
Що взагалі являє собою електронний документообіг? Якщо звернутись до вищевказаних законів, то:
Електронний документообіг (ЕДО) — це сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів. Простими словами, цей процес можна пояснити як обмін документами між установами з допомогою мережі комп’ютерів, не роздруковуючи паперовий варіант.
Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотно знижує витрати праці не лише діловодів, а й усіх учасників робочого процесу. ЕДО дає можливість автоматичного контролю виконання на всіх етапах роботи з документами, значно підвищує якість роботи виконавців, скорочує терміни підготовки документів та робить їх більш прогнозованими і керованими, також унеможливлюється факт підробки підпису, так як всі документи підписуються унікальним електронно-цифровим підписом (ЕЦП). Сучасні технології дозволяють працювати з ЕДО навіть на мобільних пристроях (планшетах, смартфонах), що особливо важливо для керівництва.
Окрім цього ЕДО дозволяє суттєво економити кошти на закупівлях паперу, витратних матеріалів, обслуговуванні друкувальної техніки.
Наприклад, Верховна Рада України щорічно використовує близько 7 000 000 аркушів паперу, орієнтовна їх вартість станом на липень 2016 року становить 1 260 000 грн. без урахування оплати праці копіювальників, витратних матеріалів та обслуговування техніки.
Як відбувається узгодження будь-якого паперового документу (в залежності від типу)?
Ініціатор або виконавець готує його, друкує, самостійно (або з допомогою діловода) передає на узгодження безпосередньому керівнику, візує, передає іншим зацікавленим чи причетним особам і вже після документ попадає на розгляд керівнику. В кращому випадку такий процес займає від 6 до 8 годин, іноді процес затягується на дні та тижні, також результатом довгого узгодження може стати втрата документу. Не рідко можна почути в різноманітних органах, що документ загубився. В електронному форматі узгодження складних документів займає до 2-х годин.
Також електронний документообіг вирішує ряд важливих питань, зокрема, доступності інформації: всі документи доступні в системі ЕДО в будь-який момент. Пошук необхідного документу за різноманітними характеристиками дозволяє знайти його за лічені секунди, і звичайно ж вирішується питання інформаційної безпеки, зберігаючи інформацію на захищених серверах унеможливлюється факт її фізичного знищення.
Успішно впроваджені СЕД в таких органах державних органах, виконавчої влади та місцевого самоврядування як Київська міська державна адміністрація, Волиньска ОДА, Херсонська ОДА, Вінницька міська рада, Генеральна прокуратура України, Міністерство фінансів України і багато інш. щоденно підтверджують свою ефективність та зручність.
Отже резюмуючи, можна з упевнененістю сказати що запровадження системи електронного документообігу є першочерговим кроком як для загального підвищення інформатизації державної установи так і для подальшої реалізації електронного врядування.
