Як підписати електронний документ онлайн

Дистанційне підписання документів стало необхідністю для бізнесу, держустанов і приватних осіб. Коли важлива кожна хвилина, можливість швидко та безпечно підписати електронний документ онлайн дозволяє уникнути затримок, паперової тяганини й довгого погодження документу.

У статті розповідаємо, що таке електронний підпис, як його використовувати, наскільки це легально та як підписати електронний документ онлайн покроково. 

Що таке електронний підпис? 

Електронний підпис — це цифровий аналог звичайного підпису від руки, який дозволяє підтвердити авторство та цілісність документа онлайн. Його використовують для підписання договорів, подання звітності, доступу до державних сервісів тощо. 

Види електронних підписів

• В Україні діють два основні типи підписів — кваліфікований (КЕП) і удосконалений (УЕП).
• ЕЦП (електронно-цифровий підпис) — це термін, який широко використовувався в українському законодавстві до 2017 року.
• УЕП — це електронний підпис, який зберігається на стандартному носії, наприклад, флешці або CD-диску. Хоча рівень захисту такого підпису дещо нижчий, він також забезпечує юридичну значущість документів.
• КЕП (кваліфікований електронний підпис) — актуальне, юридично значиме поняття згідно з чинним Законом № 2155-VIII. Має повну юридичну силу, прирівнюється до власноручного підпису.

Згідно із Законом України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» (№ 2155-VIII), кваліфікований електронний підпис (КЕП) прирівнюється до власноручного підпису. 

Головна умова юридичної значущості КЕП — він має бути виданий кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг, який занесений до державного реєстру.

Чому варто підписувати документи онлайн? 

Онлайн підписання документів — це не лише сучасно, а й максимально зручно для бізнесу та фізичних осіб. Ось основні переваги:

Швидко. Замість очікування кур'єра або поїздок до офісу, достатньо кількох кліків — і документ уже підписаний. Це особливо корисно, коли потрібно підписати договір, акт або рахунок за день.

Безпечно. Документи з КЕПом захищені шифруванням та електронною міткою часу, що унеможливлює підробку. Ви завжди можете перевірити, хто і коли підписав документ.

Законно. Кваліфікований електронний підпис (КЕП) має юридичну силу, яка прирівнюється до підпису від руки. Його визнають суди, податкова та інші державні органи.

За допомогою електронного підпису можна підписувати: 

• договори з контрагентами;
• рахунки на оплату;
• акти виконаних робіт;
• внутрішні документи компанії;
• звіти для податкової чи інших держорганів

Як підписати електронний документ онлайн — покрокова інструкція

Підписати документ в електронному форматі дуже просто. Для цього не потрібно спеціального обладнання чи технічних знань — достатньо кількох хвилин і наявності КЕП.

Через сервіс «Вчасно.ЕДО»

Розглянемо, як підписати вхідний документ за допомогою електронного підпису в сервісі електронного документообігу «Вчасно.ЕДО».

1. У списку доступних документів знайдіть той, що потребує підпису, відкрийте його та уважно ознайомтесь із вмістом.
2. Справа від відкритого файлу натисніть на кнопку «Підписати Вчасно.КЕП».
3. На ваш мобільний телефон надійде SMS із посиланням. Відкрийте його — воно веде до сервісу «Вчасно.КЕП».
4. У вікні, що з’явиться, натисніть «Підписати» для підтвердження дії.
5. У картці документа в «Вчасно.ЕДО» з’явиться відмітка про успішне накладення підпису.

Щоб підписати та надіслати файл контрагенту, його потрібно попередньо завантажити у систему. Для цього відкрийте меню зліва, натисніть «Завантажити» та виберіть потрібний документ зі свого комп’ютера.

Через портал Дія або інший безкоштовний сервіс

1. Перейдіть на сайт diia.gov.ua або інший сервіс, який підтримує електронний підпис.
2. Виберіть функцію «Підписати документ».
3. Завантажте файл та авторизуйтеся через Дія.Підпис.
4. Підтвердіть операцію — документ буде підписано онлайн.
5. Збережіть його собі або надішліть адресату.

Чи безпечно це?

Так, підписання документів онлайн — абсолютно безпечне, за умови використання надійного сервісу та КЕП.

Кваліфікований електронний підпис створюється із застосуванням криптографічного шифрування. Він зберігається на захищених носіях (токен, флешка, хмарне сховище) і не може бути підроблений чи змінений без сліду.

Після підписання документ отримує відмітку часу, що унеможливлює його редагування. А сервіси для електронного підпису використовують захищені канали зв’язку й системи контролю доступу, що гарантує конфіденційність і цілісність даних.

Спробуйте підписати свій перший документ у «Вчасно.ЕДО» — це швидко і безпечно.

Андрій ПЕТРОВ