Полтава планує витратити 1,4 млн грн на електронну систему документообігу міськради упродовж 2 років

На найближчій сесії Полтавської міськради депутати планують затвердити Програму впровадження системи електронного документообігу в Полтавській міській раді та її виконавчих органах. Розмір фінансування програми — 1,4 млн грн на два роки. Відповідний проект рішення був опублікований на офіційному сайті Полтавської міськради.

Офіційно поетапний перехід на нову систему розпочався 2 січня цього року. Відповідно до рішення полтавського міськвиконкому, виконавчі органи міськради перестали користуватися продуктом «Optima WorkFlow». Цією програмною платформою російського виробництва полтавські посадовці користувалися з 2012 року. Там проводилася автоматизована реєстрація службової кореспонденції, запитів на інформацію, звернень громадян тощо.

Тепер же почався процес впровадження системи документообігу та автоматизації бізнес-процесів «Megapolis.DocNet». Продукт розробила київська IT-компанія. Полтавський міськвиконком придбав його ще у вересні 2018 року за 197 тис. грн. До цієї суми входили послуги із:

• аналізу існуючих процесів ведення діловодства та розробки технічного завдання на налагодження системи;
• налагодження та впровадження системи;
• розгортання та налагодження системи на 25 робочих місць на серверах міськради;
• навчання 2 фахівців міськради, відповідальних за впровадження;
• впровадження системи в дослідну експлуатацію;
• консультації фахівців міськради шляхом обробки запитів в інтернет-системі «Гаряча лінія»;
• внесення змін до налагодження системи.

Наступний етап — розширення використання системи. Для цього у Полтаві мають прийняти відповідну програму. Головна мета — автоматизувати весь комплекс робіт з електронними документами, зокрема:

• введення у систему;
• реєстрація;
• розподіл і розсилання;
• редагування;
• оперативне збереження, пошук і перегляд;
• відтворення;
• контроль виконання;
• розмежування доступу до них тощо.

Міськрада сподівається, що це дозволить підвищити культуру діловодства, суттєвої зекономити кошти на тиражування та пересилання документів, прискорити терміни їх опрацювання, удосконалити механізм організації та виконання, автоматизувати виконання однотипних операцій, спростити використання інформації документів шляхом розширення можливостей їхнього пошуку.

Відповідно до програми, основні завдання системи електронного документообігу:

• оперативна доставка документів керівництву і надання їм необхідної інформації для прийняття рішень;
• значне підвищення виконавчої дисципліни співробітників за рахунок своєчасного повідомлення про доручення керівництва й організації надійного контролю за їх виконанням;
• прискорення внутрішнього документообігу;
• поступове зменшення частки паперового документообігу;
• виявлення вузьких і слабких місць у роботі для прийняття відповідних організаційних заходів;
• значне скорочення витрат часу на пошук необхідних документів;
• надання інструментів для аналітичної і статистичної оцінки ефективності обробки документів у виконавчому комітеті Полтавської міської ради та виконавчих органах Полтавської міської ради, первинний аналіз даних і регулярна перевірка стану діловодства;
• підвищення оперативності технологічних процесів обробки документів, зменшення впливу людського фактору під час обробки даних за рахунок застосування технології штрих-кодової ідентифікації документів;
• забезпечення цілісності та конфіденційності інформації.

Реалізація програми передбачає фінансування у розмірі 1,4 млн грн. Ця сума розрахована на 2 роки. Кошти планують витратити на такі заходи:

Зміст заходу	Орієнтовний обсяг фінансу- вання, тис. грн	У тому числі за роками
		2019	2020
Розроблення технічного завдання на впровадження системи електронного документообігу в Полтавській міській раді та її виконавчих органах	-	-	-
Закупівля технічних засобів для реалізації електронного документообігу електронного документообігу в Полтавській міській раді та її виконавчих органах	380	380	-
Придбання ліцензій на право використання системи електронного документообігу в Полтавській міській раді та її виконавчих органах (140 ліцензій)	364	364	-
Закупівля програмного забезпечення для реалізації електронного документообігу в Полтавській міській раді та її виконавчих органах	180	180	-
Забезпечення підключення та безперебійне функціонування каналу зв’язку для роботи системи документообігу в Полтавській міській раді та її виконавчих органах	24	12	12
Навчання співробітників Полтавської міської ради та виконавчих органів Полтавської міської ради для роботи в системі документообігу в кількості 140 осіб. (3 доби)	16	16	-
Визначення необхідної кількості ЕП, що діятимуть в системі електронного документообігу в Полтавській міській раді та її виконавчих органах. Впровадити ЕП в роботу відповідно до вимог чинного законодавства.	Виходячи з потреб, визначених в ході аналізу наявного документообігу	-	-
Внесення змін до інструкцій з діловодства виконавчого комітету Полтавської міської ради, положення про структурні підрозділи та до посадових інструкцій відповідної категорії посадових осіб таких підрозділів у зв'язку із впровадженням СЕД	-	-	-
Модернізація та розширення функціоналу програмного забезпечення СЕД за результатами експлуатації у Полтавській міській раді та її виконавчих органах.	Виходячи з потреб, визначених в ході використання системи електронного документообігу	-	-
Послуги супроводження системи електронного документообігу в Полтавській міській раді та її виконавчих органах	108	36	72
Створення комплексної системи захисту інформації АС класу 3 та супроводження процесу проведення державної експертизи.	340	-	340
Разом	1 412	988	424

Можна зробити висновок, що розмір фінансування може бути трохи збільшений — деякі статті витрат поки ще не визначені.

Нагадаємо, з листопада 2018 року у Полтаві діє рішення «Про оприлюднення публічної інформації у формі відкритих даних». Відповідно до нього, Полтавський міськвиконком зобов’язався публікувати частину документів у формі відкритих даних — у машиночитаному форматі.

Дарина СИНИЦЬКА, «Полтавщина»